KVKK ve güzellik merkezi: müşteri verisini nasıl tutmalısınız?

Bir güzellik merkezi her gün kişisel veri işler: müşterinin adı, telefonu, randevu geçmişi, ödeme bilgisi ve çoğu zaman cilt tipi, alerji ya da kullandığı ilaç gibi sağlık bilgileri. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) bu verilerin nasıl toplanacağını, saklanacağını ve kimlerle paylaşılacağını düzenler.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Salonunuza özel durumlar için bir hukuk danışmanına başvurun.

Veri sorumlusu kim?

Müşteri verisi hakkında karar veren salonun kendisidir; KVKK'daki adıyla veri sorumlusu salondur. Kullandığınız randevu programı ise veriyi sizin adınıza işleyen veri işleyendir. Bu nedenle program sağlayıcısıyla yaptığınız sözleşmede veri işleme ile ilgili hükümlerin bulunması gerekir.

Aydınlatma metni

Müşteriden veri toplarken hangi verileri, hangi amaçla, ne kadar süre işlediğinizi ve müşterinin haklarını anlatan bir aydınlatma metni sunmalısınız. Online randevu formunda bu metne bağlantı verilmeli ve müşterinin okuduğunu işaretlemesi istenmelidir.

Sağlık verisi özel nitelikli veridir

Cilt tipi, alerji, hamilelik, kullanılan ilaç gibi bilgiler KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılır ve daha sıkı korunur. Pratikte:

• Bu bilgileri kaydetmeden önce müşteriden ayrıca açık rıza alın ve rızanın ne zaman alındığını kayıtlı tutun.
• Bu notları yalnızca ihtiyacı olan personel görsün; mümkünse şifreli saklansın.
• Gereksiz ayrıntı yazmayın; hizmet için gerekli olanla sınırlı kalın.

Kampanya mesajları için ayrı izin

Randevu hatırlatması ve seans özeti gibi mesajlar hizmetin parçasıdır. İndirim, kampanya ya da doğum günü kutlaması gibi mesajlar ise ticari elektronik ileti sayılır; bunun için müşterinin ayrıca onay vermesi ve bu onayın İleti Yönetim Sistemi (İYS) ile uyumlu olması gerekir. Randevu formunda bu onay ayrı ve isteğe bağlı bir kutu olmalıdır.

Personel ne kadarını görmeli?

Her personelin her müşterinin telefonunu ve geçmişini görmesine gerek yoktur. Örneğin uzman personel yalnızca kendi gününü ve o günkü müşterilerinin ihtiyaç duyduğu bilgileri görebilir; telefon numarası maskeli gösterilebilir. Ciro ve fiyat raporları yalnızca salon sahibine açık olabilir.

Silme talebi

Müşteri verilerinin silinmesini isteyebilir. Ancak vergi ve muhasebe mevzuatı gereği ödeme kayıtlarını belirli süre saklamanız gerekebilir. Dengeli yaklaşım: kişisel alanları (ad, telefon, notlar) anonimleştirmek, ödeme ve paket kayıtlarını kimliksiz olarak saklamaktır.

Kontrol listesi

1. Sitenizde ve randevu formunuzda aydınlatma metni var mı?
2. Sağlık bilgisi için ayrı açık rıza alıyor ve kaydını tutuyor musunuz?
3. Kampanya mesajları için ayrı, isteğe bağlı onay alıyor musunuz?
4. Personel yalnızca ihtiyacı olan bilgiyi mi görüyor?
5. Silme talebini nasıl karşılayacağınız belli mi?
6. Program sağlayıcınızla veri işleme hükümleri içeren bir sözleşmeniz var mı?